Guide: Økonomien til LAN

Når du skal afholde et LAN er økonomien vigtig. Det er den fordi du helst ikke vil have dit LAN til at giver underskud, men derimod løbe rundt eller give en lille smule i overskud så LAN’et er fremtidssikret.

For bedst at kunne forstå økonomien bag arrangeringen af et LAN har vi taget udgangspunkt i et LAN med 100 deltagere og 4 crew. Vi har ikke medregnet mad da dette som regel ligger i et andet budget og ikke som sådan har noget med afholdelsen at gøre.

Vi ved at der kommer 100 personer til vores LAN og 4 arrangører. Det betyder at vi enten skal ud og købe netværksudstyr eller leje noget ved et erfarent firma.

Vi har valgt at vi lejer alt udstyret ved Nordisk LAN Udlejning, og at vi lejer en kompletpakke med support og strøm, da vi på denne måde sikrer at vi ikke selv skal sætte alt udstyret og serverne op, og ikke selv skal i gang med at regne på strømforbrug. Dette har vi valgt fordi vi er 4 arrangører og vi får rigeligt at se til over weekenden med konkurrencer, madlavning og tilsyn til deltagerne.

Det vigtigste i vores valg af løsning er at prisen er deltagerafhængig og derfor falder og stiger i takt med deltagerantallet.

Vi ved at lokalet vi skal være i koster det samme uanset hvor mange deltagere der kommer, og derfor er det også super rart at vi ved at vi kun har lokalet som den faste udgift og alle vores andre udgifter betales pr deltager basis. Det gør det nemlig meget nemmere når vi skal udregne er billetpris.

Når billetprisen skal udregnes benytter vi os af de priser vi har fået oplyst på det givne lokale som er ca 3500kr for en weekend. Derudover har vi startet et partnerskab med Nordisk LAN Udlejning hvilket betyder at vi får rabat efter 50 deltagere og prisen derfor falder, derudover benytter vi deres projektstyring og billetsystem gratis(fordi vi er partnere) så vi er helt sikre på at vi får pengene idn med det samme billetten er betalt og ikke først 2 uger efter. Dette er rart da vi ikke selv har penge til at lægge ud for 100 deltagere og først få pengene efterfølgende.